Ile kosztuje utrzymanie sklepu internetowego miesięcznie? Rachunek dla działającej sprzedaży

Skąd biorą się rozbieżne odpowiedzi

Zapytaj trzech osób, ile kosztuje utrzymanie sklepu, a usłyszysz „50 zł za hosting”, „kilkaset złotych” i „kilka tysięcy”. Każda może mieć rację, bo każda liczy co innego.

Pierwsza liczy sam serwer. Druga serwer z kopiami i aktualizacjami. Trzecia doliczyła płatności, aplikacje i programistę, który co miesiąc coś zmienia.

Żeby wiedzieć, ile kosztuje Twój sklep, trzeba rozdzielić te warstwy. Dopiero wtedy porównasz oferty i zobaczysz, gdzie płacisz za dużo. Ogólne zasady utrzymania stron opisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje utrzymanie strony. Sklep ma kilka warstw więcej, bo na nim dzieje się sprzedaż.

Cztery warstwy kosztu sklepu

Opłaty stałe

To, co płacisz co miesiąc niezależnie od sprzedaży:

• abonament platformy (Shopify, PrestaShop w chmurze i podobne) albo hosting (WooCommerce, PrestaShop na własnym serwerze),
• stałe opłaty za aplikacje i rozszerzenia,
• stała opieka techniczna, jeśli ją zlecasz,
• narzędzia wokół sklepu, na przykład do newslettera, jeśli są rozliczane miesięcznie.

WooCommerce sam w sobie jest bezpłatnym oprogramowaniem, bez abonamentu za platformę. Jego twórcy piszą jednak wprost, że hosting, płatne rozszerzenia i obsługa płatności to osobne koszty (cennik WooCommerce). „Darmowy sklep” oznacza tylko tyle, że nie płacisz licencji.

Przy Shopify hosting jest w abonamencie. Polski cennik i stawki rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje sklep na Shopify.

Opłaty zależne od sprzedaży

Rosną razem z liczbą zamówień:

• prowizje operatorów płatności (procent od kwoty plus stała opłata od transakcji),
• aplikacje rozliczane od zamówienia albo od liczby wysłanych wiadomości,
• opłaty za faktury, etykiety, SMS-y z powiadomieniami, jeśli są rozliczane od sztuki,
• dodatkowa opłata platformy przy zewnętrznej bramce płatności (tak działa na przykład Shopify).

Przy większej sprzedaży to zwykle największa pozycja. Dlatego pytanie „ile kosztuje utrzymanie sklepu” bez podania liczby zamówień nie ma dobrej odpowiedzi.

Odnowienia roczne

Te łatwo przeoczyć, bo nie pojawiają się na miesięcznym wyciągu:

• domena,
• roczne licencje płatnych wtyczek i motywów (wiele rozszerzeń WooCommerce rozlicza się rocznie),
• certyfikaty, jeśli nie są w cenie hostingu,
• czasem roczne plany aplikacji.

Do porównań przeliczaj je na miesiąc. Przykład rachunkowy: licencje za 1 200 zł rocznie to 100 zł miesięcznie. Pamiętaj tylko, że faktura przyjdzie w całości, w jednym miesiącu, i warto mieć na nią odłożone pieniądze.

Opieka techniczna

To czas człowieka: aktualizacje, kopie zapasowe, monitoring, reakcja na awarie, drobne zmiany. Możesz to robić sam, mieć osobę w zespole albo zlecić na zewnątrz.

U nas stała opieka zaczyna się od 500 zł netto miesięcznie (cennik). Zakres zależy od platformy, liczby integracji i tego, jak szybko musimy reagować. Więcej o tym, co powinna obejmować, piszemy niżej.

Jak policzyć miesięczny koszt sklepu

Najprostszy wzór, którego używamy w rozmowach z klientami:

koszt miesięczny = opłaty stałe (w tym stała opieka, jeśli ją masz) + (odnowienia roczne ÷ 12) + opłaty zależne od sprzedaży

Opiekę liczysz raz, w opłatach stałych. Rozwój sklepu (nowe funkcje) trzymaj poza tym wzorem.

Pełny przykład. Wszystkie kwoty są netto i wymyślone na potrzeby rachunku, to nie stawki konkretnych dostawców.

Przy tych założeniach najwięcej waży opieka i płatności, a nie serwer, o który zwykle pyta się najpierw.

To sposób porównania, a nie harmonogram płatności. Pozwala zestawić dwie platformy albo dwie oferty opieki na tych samych założeniach.

Do wzoru potrzebujesz trzech liczb ze swojego sklepu: liczby zamówień miesięcznie, średniej wartości zamówienia i podziału płatności na metody (karta, BLIK, przelew, pobranie). Jeśli sklep dopiero rusza, przyjmij ostrożne założenia i popraw je po trzech miesiącach.

Osobno trzymaj koszty, które nie są utrzymaniem sklepu: reklamę, zakup towaru, magazyn, wysyłki. Wrzucenie ich do jednego worka sprawia, że „utrzymanie” wygląda na dużo droższe, niż jest, i trudno znaleźć, gdzie realnie da się oszczędzić.

WooCommerce: gdzie naprawdę idą pieniądze

WooCommerce kusi brakiem abonamentu. Koszty przesuwają się w inne miejsca.

Hosting. Sklep potrzebuje więcej niż wizytówka: bazy danych pod obciążeniem, pamięci, kopii zapasowych. To, czy serwer wystarczy, zależy nie tylko od liczby zamówień, ale też od liczby osób na stronie w tym samym czasie, wielkości katalogu i integracji. Najtańsze konta współdzielone potrafią zwalniać właśnie w dniach promocji, kiedy ruch jest najcenniejszy. Sprawdza się to pomiarem, a nie z tabelki.

Rozszerzenia. Płatności, wysyłki, faktury, filtry, integracje. Każde ma swoją cenę, często roczną, i swoje aktualizacje.

Aktualizacje. To pozycja, której nie widać w żadnym cenniku, a która potrafi zająć sporo czasu. Dokumentacja WooCommerce zaleca przed aktualizacją zrobić kopię bazy i plików, a samą aktualizację najpierw sprawdzić na środowisku testowym (WooCommerce: jak aktualizować). Sprawdzić znaczy przejść cały proces zakupu: koszyk, płatność, wysyłkę, maile do klienta. To nie jest pięć minut.

Jeśli nikt tego nie robi, aktualizacje się odkłada. Po roku sklep ma kilkanaście zaległych wersji, a każda kolejna aktualizacja to ryzyko, że coś przestanie działać w środku sprzedaży.

Shopify: gdzie naprawdę idą pieniądze

Przy Shopify serwer i aktualizacje systemu są po stronie dostawcy. Płacisz abonament i opłaty od płatności, a pracy technicznej jest mniej.

Koszty przesuwają się do aplikacji. Polski sklep zwykle dokłada kilka: wysyłki, faktury, opinie, porównywarki. Część rozlicza się miesięcznie, część od zamówienia. Bez regularnego przeglądu lista rośnie, bo każda zmiana w sklepie to „jeszcze jedna aplikacja”.

Opieka przy Shopify to raczej rozwój i porządek w aplikacjach niż gaszenie pożarów na serwerze. Porównanie obu platform w szerszym ujęciu znajdziesz w zestawieniu Shopify kontra WooCommerce.

Co powinna obejmować opieka nad sklepem

Opieka nad sklepem to nie to samo co opieka nad stroną firmową. Awaria strony firmowej też kosztuje, bo przepadają zapytania. W sklepie skutek jest bardziej bezpośredni: gdy nie działa płatność, przepadają zamówienia, często w tej samej minucie.

Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy zawiera odpowiedzi na te pytania:

• kto robi kopie zapasowe i czy ktoś kiedykolwiek sprawdził, że da się z nich odtworzyć sklep,
• co znaczy monitoring: czy ktoś sprawdza tylko, czy strona się otwiera, czy też, czy działa koszyk i płatność,
• jak wygląda aktualizacja: czy jest testowana przed wdrożeniem, czy robiona na żywym sklepie,
• czas reakcji i czas rozwiązania: to dwie różne rzeczy, a umowy często podają tylko pierwszą,
• co jest poza zakresem: zmiana integracji, nowa funkcja, nowy motyw zwykle są płatne osobno,
• kto jest właścicielem kont: domena, hosting, panel płatności, konta aplikacji powinny być na Ciebie, nie na wykonawcę.

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. Sklep, którego domena i hosting są na koncie byłego wykonawcy, to sklep, który trudno przenieść.

Uczciwie trzeba też powiedzieć, czego opieka nie da. Aktualizacje i kopie zmniejszają ryzyko awarii, ale go nie eliminują. Monitoring i kopie pomagają szybciej wykryć problem i wrócić do działania, ale czas naprawy zależy od przyczyny, dostawców i ustalonego zakresu opieki.

Ile kosztuje godzina bez sprzedaży

Jest jeszcze jeden koszt, którego nie znajdziesz na żadnej fakturze: przestój. Policz go raz, bo pomaga ocenić, ile warto płacić za opiekę.

Przykład obliczeniowy: sklep sprzedaje za 60 000 zł miesięcznie, głównie w godzinach od 8 do 22, czyli przez około 420 godzin w miesiącu. To średnio około 143 zł przychodu na godzinę. Jeśli awaria płatności w piątek o 20:00 zostanie zauważona dopiero w poniedziałek o 8:00, sklep traci około 30 godzin sprzedaży, czyli około 4 300 zł zagrożonego przychodu. To nie jest strata zysku, bo część klientów wróci później, a z przychodu trzeba odjąć koszt towaru. To szacunek ryzyka, nie wynik.

Taki rachunek pomaga ocenić, ile jest wart szybki monitoring koszyka i płatności. Pytanie przy wyborze opieki brzmi więc nie tylko „ile kosztuje”, ale też „kto zauważy problem w sobotę”.

Gdzie warto szukać oszczędności

Lista kontrolna do przeglądu kosztów:

• aplikacje i wtyczki, z których nikt nie korzysta, a które nadal się odnawiają,
• dwie aplikacje robiące to samo, bo druga została dodana „na próbę”,
• bramka płatności wybrana lata temu, kiedy stawki były inne,
• hosting dobrany do ruchu sprzed trzech lat (za mały albo za duży),
• ręczna praca, którą da się zautomatyzować, na przykład przepisywanie zamówień do systemu księgowego,
• usługi zdublowane z hostingiem, na przykład osobno kupowany certyfikat, który jest już w cenie serwera.

Taki przegląd warto robić przynajmniej raz w roku.

Wszystkie warstwy w jednej tabeli

Chcesz wiedzieć, ile naprawdę kosztuje Twój sklep i gdzie płacisz za dużo? Na bezpłatnej konsultacji przejdziemy przez Twoje opłaty i zakres opieki. Nie potrzebujemy do tego haseł ani danych klientów, wystarczą faktury i lista aplikacji. Jeśli jeszcze wybierasz platformę, zacznij od tekstu o tym, ile kosztuje sklep internetowy.

Najczęstsze pytania