System rezerwacji dla salonu beauty: Booksy, Versum i własna strona

Skąd to pytanie

W wyszukiwarce widać dwa pytania obok siebie: „ile kosztuje Booksy” i „co zamiast Versum”. Za nimi często stoi ta sama obawa. Że salon płaci za klientki, które i tak by przyszły, i że ktoś inny kontroluje kontakt z nimi.

Część tej obawy jest uzasadniona. Część wynika z plotek o prowizjach. Zanim podejmiesz decyzję, warto rozdzielić fakty od opinii.

Ile naprawdę kosztuje Booksy

Według oficjalnego cennika Booksy dla firm w Polsce abonament kosztuje 145 zł netto miesięcznie. Każdy dodatkowy użytkownik to 35 zł netto miesięcznie, a od dziesiątego pracownika nie ma już dopłat (cennik Booksy Biz).

Salon z właścicielką i trzema stylistkami zapłaci więc 145 zł + 3 × 35 zł = 250 zł netto miesięcznie. Za to dostaje kalendarz, przypomnienia o wizytach, profil w aplikacji, w której klientki szukają usług, i obsługę rezerwacji online.

Jak działa prowizja Boost

Często słychać, że Booksy pobiera prowizję od każdej rezerwacji. Cennik opisuje to inaczej. Prowizja za pozyskanie klientki dotyczy funkcji Boost, czyli dodatkowej promocji profilu w aplikacji, i jest naliczana od nowych klientek przyprowadzonych przez tę funkcję. Osobno cennik wymienia opłaty za płatności przez aplikację, na przykład płatności mobilne.

Zasady z cennika Booksy:

• prowizja to 45% netto wartości usług wykonanych podczas pierwszej zakończonej wizyty nowej klientki z Boost,
• minimum 25 zł netto, maksimum 250 zł netto za jedną klientkę,
• to opłata jednorazowa za klientkę, a nie dodatkowy abonament,
• kolejne wizyty tej samej klientki nie są objęte prowizją Boost (opłaty za płatności to osobna sprawa),
• Boost można włączyć bez opłaty miesięcznej, płacisz tylko od pozyskanych klientek,
• prowizja nie jest naliczana, gdy klientka rezerwuje przez Twój bezprowizyjny link do profilu, przez włączoną integrację z Facebookiem, Instagramem lub Google albo gdy jest już w Twojej bazie kontaktów.

Ostatni punkt jest ważny dla salonu z własną stroną. Przycisk rezerwacji na stronie powinien korzystać z bezprowizyjnego linku. Sama strona nie gwarantuje braku prowizji, jeśli klientka trafi do rezerwacji inną drogą.

Pomoc Booksy wspomina też niższą stawkę 35% netto, dostępną po kontakcie z dostawcą (pomoc Booksy: wysokość prowizji Boost). Warunki potrafią się zmieniać, więc przed decyzją sprawdź aktualne brzmienie w swoim panelu.

Czy Boost się opłaca

To zależy od tego, ile marży zostawia u Ciebie klientka, która wraca. Przykład obliczeniowy: koloryzacja za 300 zł oznacza prowizję 135 zł netto, do której może dojść VAT. Załóżmy, że po odjęciu kosztu produktów z każdej wizyty zostaje 150 zł. Z tej kwoty trzeba jeszcze opłacić pracę, koszty salonu i podatki, więc to nie jest zysk. Jeśli klientka wróci jeszcze trzy razy, prowizja ma szansę się zwrócić. Jeśli nie wróci, zjada prawie całą kwotę z pierwszej wizyty. Rachunek zależy od tego, czy klientki z Boost faktycznie wracają.

Gorzej, gdy Boost przyprowadza osoby, które polują na jednorazową promocję i nie wracają. Wtedy płacisz 45% za wizytę, która nie buduje bazy. Patrz na to, ile klientek z Boost wraca po drugi raz. Tę liczbę sprawdzisz we własnym kalendarzu.

Co z Versum

Booksy i Versum ogłosiły połączenie w grudniu 2020 roku (komunikat Booksy). Pisały o tym media branżowe i portal PFR dla startupów. Versum ma nadal oficjalną stronę i kanał wsparcia (kontakt Versum). Warunki konta, rozwoju programu i ewentualnej migracji najlepiej potwierdzić bezpośrednio u dostawcy.

Jeśli zastanawiasz się, co zamiast Versum, to rozsądne pytanie, ale nie powód do pośpiesznej przeprowadzki. Jeśli Versum działa w Twoim salonie dobrze, migracja kalendarza, historii klientek i karnetów to praca i ryzyko bałaganu w grafiku. Zmieniaj system wtedy, gdy masz konkretny powód: brakującą funkcję, koszt albo problem z obsługą.

Jeśli rozważasz zmianę, zapisz najpierw, czego potrzebujesz:

• czy klientki rezerwują same, czy dzwonią,
• ilu pracowników ma osobne grafiki,
• czy sprzedajesz karnety, bony, kosmetyki,
• czy potrzebujesz przypomnień SMS, czy wystarczą powiadomienia w aplikacji.

Z taką listą porównanie systemów zajmuje godzinę, a nie tydzień.

Co sprawdzić przed zmianą systemu

Przeniesienie grafiku to nie wszystko. Zanim podpiszesz nową umowę, zapytaj obu dostawców wprost:

• czy możesz wyeksportować bazę klientek, historię wizyt i notatki, i w jakim formacie,
• co dzieje się z opiniami zebranymi w starym systemie (zwykle zostają tam, gdzie powstały),
• jak przenieść zgody marketingowe, bo bez nich nie wyślesz SMS-a z promocją,
• co z karnetami, bonami i zaliczkami, które klientki już opłaciły,
• czy w okresie przejściowym możesz pracować na obu systemach równolegle.
• czy przypomnienia SMS są w cenie abonamentu, czy dopłacasz za każdą wiadomość.

Odpowiedzi zapisz. Przy przeprowadzce w środku sezonu każdy brakujący punkt to telefony od klientek, które „miały wizytę, a jej nie ma”.

Link, widżet czy integracja

Kiedy mówimy o rezerwacji na własnej stronie, w praktyce chodzi o jeden z trzech zakresów:

Link do rezerwacji. Przycisk prowadzi do Twojego profilu w systemie. Najprostsze, działa z każdym dostawcą.

Osadzony widżet. Kalendarz otwiera się na Twojej stronie. Wygląda lepiej, ale zależy od tego, co udostępnia dostawca.

Pełna integracja. Strona sama pobiera wolne terminy i zapisuje wizyty w systemie. Daje najwięcej swobody, ale wymaga interfejsu programistycznego udostępnionego przez dostawcę i jego zgody na takie użycie. Tego nie zakładamy z góry, tylko sprawdzamy u konkretnego dostawcy.

Dla większości salonów pierwszy lub drugi wariant w zupełności wystarcza.

Gdzie w tym miejsce na własną stronę

Własna strona salonu nie konkuruje z systemem rezerwacji. Kalendarz i tak musi gdzieś być. Strona decyduje o czymś innym: gdzie klientka trafia, kiedy szuka Twojego salonu.

Jeśli wpisuje w Google nazwę salonu, a pierwszy wynik to Twój profil w aplikacji rezerwacyjnej, widzi obok inne salony z okolicy. Część klientek rezerwuje u Ciebie. Część kliknie konkurencję, bo ma wolny termin wcześniej.

Własna strona z przyciskiem rezerwacji (podłączonym do Twojego obecnego systemu) zmienia tę sytuację. Klientka widzi Twoje prace, Twój cennik i Twoje opinie, zanim przejdzie do rezerwacji. Czy rezerwacja otworzy się na stronie, czy w profilu systemu, zależy od wybranego wariantu (opisaliśmy je wyżej). Stałe klientki kierujesz tam z Instagrama, wizytówek i SMS-ów.

Co powinna mieć strona salonu beauty

Nasze zalecenia do briefu:

• aktualny cennik z czasem trwania zabiegów,
• przycisk rezerwacji widoczny bez przewijania na telefonie,
• zdjęcia prawdziwych realizacji i wnętrza, a nie banki zdjęć,
• osobne podstrony dla głównych zabiegów, które mogą odpowiadać na wyszukiwania konkretnych usług,
• przedstawienie zespołu, jeśli klientki rezerwują u konkretnej osoby,
• dojazd, parking, godziny otwarcia.

Więcej o tym, jak to wygląda w praktyce, pokazujemy na stronie o stronach dla salonów beauty i w opisie branży beauty.

Wizytówka w Google

Równolegle uzupełnij Profil Firmy w Google: kategorię, godziny, zdjęcia, link do strony i do rezerwacji. Dla zapytań typu „kosmetyczka” albo „fryzjer” z nazwą dzielnicy to Mapy Google decydują o tym, kto dostaje telefon. Profil jest bezpłatny, a wiele salonów ma go uzupełniony w połowie.

Porównanie na jednym przykładzie

Załóżmy salon z czterema osobami w grafiku, który miesięcznie przyjmuje 20 nowych klientek, z czego 8 przychodzi przez Boost (to przykład obliczeniowy, a nie dane rynkowe). Średnia pierwsza wizyta to 250 zł.

Pytanie nie brzmi więc „czy Booksy jest drogie”, tylko: czy tych 8 klientek przyszłoby bez Boost. Jeśli nie, 112,50 zł za nową klientkę może być rozsądną ceną, pod warunkiem że te klientki wracają. Jeśli część z nich i tak znalazłaby salon przez Google i polecenia, płacisz za coś, co mogłoby przychodzić przez Twoją stronę.

Własna strona to koszt jednorazowy plus utrzymanie. Strona wizytówkowa u nas zaczyna się od 6 000 zł netto, rozbudowana strona firmowa od 7 500 zł netto. Aktualne progi dla wszystkich usług są w cenniku. Ogólne widełki i to, od czego zależy cena, rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje strona internetowa.

Jak podjąć decyzję

Kilka reguł, które warto sprawdzić na własnych liczbach:

Dopiero startujesz. Aplikacja rezerwacyjna z bazą użytkowników może pomóc w pozyskaniu pierwszych klientek, bo ma ruch, którego Twoja nowa strona jeszcze nie ma. Profil Firmy w Google załóż od razu.

Masz stałą bazę klientek. Własna strona z rezerwacją podpiętą do kalendarza pozwala kierować stałe klientki bezpośrednio do siebie. Aplikację zostaw jako źródło nowych osób.

Rozważasz zmianę systemu. Zrób listę potrzeb, sprawdź koszty migracji danych i nie przenoś się w szczycie sezonu.

Liczysz prowizje. Uwzględnij zarówno klientki, które wracają, jak i te, które nie wracają. Koszt tych drugich nie znika.

Chcesz sprawdzić, czy własna strona ma sens przy Twojej liczbie klientek? Na bezpłatnej konsultacji przeliczymy to na Twoich danych i pokażemy, jak podłączyć rezerwację z obecnego systemu.

Najczęstsze pytania